參加國外展覽的費用包括場地費用、展位搭建、展品運輸和人員費用四大塊，另外還有報名費、會刊登記費、雜費等相對數額較小的費用。
比如，慕尼黑的展覽會公布的場地價格一般是指光地價格，曾經有向博覽會直接報名的展商誤以為付了場租費就萬事大吉了，到了現場才發現，自己只有一塊沒有任何基本裝修和道具的光地。AUMA認證的展覽會都還有每平方米0.6歐元的管理費用，博覽會在收取凈場地租金的時候，一般還預收每平方米1 5～20歐元的服務費押金。這項預收服務費指抵扣在參展時發生的和展覽公司各項費用．如電費、接電費、插座費、人工費、租賃道具費、清潔費等雜費，一般基于上屆展覽會平均服務費用標準。德國展覽會的所有報價都需加收1 6％的增值稅，如果公司自行報名參展索要20平方米單價1 50歐元的場地，那么在確認報名后，參展商收到的場地費付費賬單將是(1 50+0 6+20)×1.1 6×20=3 957 9 2歐元，而不是3000歐元。另外，博覽會報名費、會刊登錄費也是依據各個展覽會的標準而有所不同，均需列入成本預算中。
展位搭建是一筆可高可低的預算，如果要節省費用，可以用最簡單的裝修，如果要體面而有風格．自然花銷不菲。如果希望節省成本又醒目實用，參加展團統一施工是最好的選擇。很多有實力的國內公司非常注重參加境外展時的公司形象，他們往往不惜花重金從國內送去展架及搭建工人。其實，與在國外尋找適合的搭建公司做裝修方案并搭建展位相比．前者的費用支出及所消耗的人力、物力并不少。如果找國外的搭建公司．語言方面的障礙也可通過值得信賴的組展公司得以克服。
隨展團運輸展品對參展企業來說是比較便捷并節省成本的途徑，組展公司報出的展品運輸價格．通常分為海運(按照體積：XX元／立方米)、空運(按照重量：XX元／公斤)兩種方式．包括從指定倉庫集貨起，至博覽會展臺的全程運輸費、倉儲費、報關手續費等費用。參展商只要根據自身運輸的展品情況結合相應的報價，即可提前計算運輸成本。需要注意的是，因為展品類別或參展國別、地域的不同，展覽品的關稅額度也有各自的規定．組展公司會根據當地海關的要求提前報價．并指導參展商計算關稅開支。
人員費用則是往返交通加境外餐飲、交通及住宿等境外生活開支．組展公司通常會詳細列出各項費用的預算情況。
總之，只有真正地了解參展的費用結構，參展公司才會在自己參展或通過組展公司兩者間做出適合自己的選擇。
